Tusenvis av IT-avdelinger verden over bruker i dag GFI E-post arkivering for å imøtekomme lovpålagt lagring av e-post korrespondanse.
I Norge er ikke denne loven vedtatt, lagring av papirkorrespondanse er heller ikke lovpålagt. Det er uansett lønnsomt og arkivere e-post. GFI E-post arkivering håndterer sikker og sentralt lagring av all firmaets e-post samtidig tillates rask og enkel tilgang til eldre og slettede e-post hvis nødvendig.

E-post administrasjon kan bli firmaets reddende glans i dagens saksgang og oversvømmelse av informasjon. E-post er i dagens samfunn det mest brukte kommunikasjonssystem som også blir brukt ved viktige forretningsavgjørelser. Derfor er et brukbart e-post administrasjonssytem helt nødvendig
for hvilken som helst virksomhet.

E-post arkivering er en av de første steg til et fremgangsrikt e-post håndterings program.
IT-avdelingen kan vedlikeholde et arkiv av all e-post korrespondanse som igjen blir lett søkbar og gjenvinne. Dessuten er det viktig og imøtekomme forespørsel i en eventuelt retts tvist eller tvist med en ansatt. Ha mulighet til å hente arkiverte e-post og virksomhets data i løpet av sekunder kan hjelpe med å innse effekten av en slik investering og dermed øke virksomhetens produktivitet.

Bortsett fra juridiske fordeler som e-post håndterings system presenterer er det også viktig å tenke på håndtering av virksomhet mellom virksomhet trakassering eller avskjedigelse anklage hvor kritisk informasjon kan ha bitt registrert via e-post. Hvis en ansatt brukte virksomheten sin e-post til ulovlig hensikt, bekrefte det fakta kan vise seg å være vanskelig uten et brukbart e-post arkiveringssystem

Håndtering av e-post viser seg ikke bare tilrettelagt for formål som rettslig og regulativ standard men også områder som lagring og kunnskaps håndtering. Det er en drastisk økning i lagrings størrelse på grunn av det er e-post som i størst grad blir brukt til korrespondanse, og ikke minst vedlegg. Effekten av dette går ut over stabiliteten og hastigheten på e-post serveren. Et effektivt e-post arkivsystem løsning lagrer e-post komprimert som resulterer i betydelig lavere lagrings plass og sentraliserer e-post registeret. En også viktig detalj er at e-post arkiveres straks de passerer e-post lageret. Ansatte kan rydde opp i sin postkasse uten å bekymre seg for tap av viktige e-post.

Store volum med e-post korrespondanse, tøyer lagrings grense. Håndtering av e-post med et arkiverings system tillater virksomheten til å ha kontroll over de ansattes e-post kontoer og samtidig opprettholde virksomhetens normer, regler og regulativer.

For forretningsvirksomhet rundt om har e-post blitt den primære kommunikasjons kanal mellom folk både innefor og utenfor virksomheten.
Forretnings korrespondanse begynner vanligvis med e-post. De fleste kunder bruker e-post til å forhandle seg frem til kontrakter og avtaler og utveksling av fakturaer og betalingsinformasjon. Allikevel mislykkes forretninger i å innse at hver e-post sendt og mottatt er sannsynelig det eneste registrerte de har av en betydelig viktig transaksjon.

Det er derfor så viktig at organisasjoner betrakter hver e-post som viktig til og med triviell e-post mellom to ansatte, kan i noen saker, bli brukt som bevis i en uenighet mellom ansatte og administrasjon.

De fleste organisasjoner undervurderer verdien av viten som er lagret i virksomhetens e-post. Ca 75% av informasjon som den enkelte bruker dagelig ligger i e-posten. Enkelte firmaer synes allikevel det er vanskelig å akseptere at de trenger en sikker og pålitelig e-post arkiverings system.

Tilbakekopiering og søk i arkiv e-post databasen kan gjøres fra hvor som helst så lenge det finnes en internett tilkobling.

Uansett hvordan man ser på saken, et firma kan ikke synliggjøre lønnsomheten i innvesteringen fordi det er umulig å vite når og hvilken e-post som trengs i fremtiden. E-posten som trengs i fremtiden kan være en gjøremål skrevet av salgsavdelingen eller den kan også være den e-posten som redder firmaet for hundretusen av kroner på advokat honorarer eller bøteleggelse.

Prinsipielle grunner på hvorfor virksomheter bør arkivere e-post
Tradisjonelle sikkerhetskopi løsninger som tilbakekopierer når en bedrift støter på en disk system feil er ikke lenger tilstrekkelig. Disse sikkerhetskopi produktene støtter ikke detalj søk som tillater administrator eller den ansatte raskt og enke tilgang til å søke igjennom tusener av e-post, f.eks. e-posten som skisserer en betalings avtale som det andre firmaet har godtatt. Med en e-post arkiverings løsning kan administrasjon og ansatte søke og hente inn gamle, og også slettede e-post, i løpet av få minutter.
Selv om selskapets e-post utelukkende skal brukes til firmaets forretningsvirksomhet, er det tider hvor administrasjon kanskje trenger å overvåke en ansatts e-post aktivitet. Med e-post arkiverings løsning , kan administrasjon tildele avdelingsleder med tillatelse å sjekke e-post sendt fra den enkelte som trolig blir brukt uredelig og med ondsinnet innhold. E-post arkivering kan bevise ekstremt fordelaktig i en intern granskning eller den ansatt/ansatte krangler.

Avgjørelsen i å velge e-post arkiverings løsning er basert på størrelsen på virksomheten, dens lagrings betingelser og om det finnes rettslig ansvar. I små og mellomstore forretninger, er e-post arkivering er for de fleste et produktivt verktøy i form av å flytte gamle e-post over fra en overbelastet e-post server til et sentralt arkiv som kan lagre enorme mengder med data, og tillater administrator, og sluttbruker, til å søke og laste inn arkivert e-post når som helst.
Selv om e-post arkivering fremstiller en fornuftig innvistering, kan i enkelte organisasjoner synliggjøre private spørsmål.
Kan en ansatt overvåke en enkelts e-post?

Noen firmaer argumenter er at e-post sendt ved bruk av virksomhetens nettverk forblir dens eiendom, og derfor har administrasjonene rettighet til å sjekke den enkeltes postkasse. Uansett, privatlivets rettigheter argumenterer med at kontroll av de ansattes e-post er et brudd mot privatlivet. Det handler egentlig om et spørsmål om tillit.

Alle firmaer har sine egne regler og forskrifter med hensyn til e-post arkivering og e-post bruk. Virksomheter bør være oppmerksom på alle forskriftene før de setter innstilling eller handler i mot en ansatt. Det virksomheter egentlig trenger å forstå er at e-post arkivering ikke lenger er en utgift men en rettferdig kostnad ved å gjøre forretning og forsikre mot mulig rettslig eller regulativ konsekvens
(Firmaer som investerer i en e-post arkivløsning finner ut at fordelene overgår det som var forventet da de kjøpte produktet)

Noen tanker som bør avklares:

-Lagres alle forretningskritiske e-poster med vedlegg i et sikkert og søkbart dokumentarkiv?

-Lagres all e-post lokalt hos hver bruker?

-Hvordan får alle i bedriften rask tilgang til dokumenter som er motatt som vedlegg i en e-post og er lagret hos en eller annen bruker?

-Kan bedriften søke i e-postens innhold og i alle vedlegg som er lagret i e-posten?

-Er all e-post med vedlegg lagret i et generisk åpent format, som garantert kan åpnes om 10-30 år?

-Har din bedrift kontroll på hvilke e-poster som kan slettes og hvilke som skal arkiveres i henhold til lovpålagte krav? Behandles e-post som arkivverdig informasjon og lagres i henhold til krav til e-postens definerte livsløp?

Administrering av e-post må integreres i et dokumentarkiv med arkivstyring, som sikrer at e-posten og dets vedlegg er tilgjengelig og mulig å åpne i et 20 års perspektiv. I tillegg og ikke minst viktig er det avgjørende å automatisere sletting av e-post og dokumenter når den lov pålagte tidsperiode for
I Tyskland er bedrifter allerede pålagt å oppbevare all e-post i fem år, og det er snakk om å utvide kravet til ti år. Det er også krefter som ønsker å gjøre dette til et EU-krav. Norge vil nok etterhvert måtte følge etter andre land når det gjelder lagring av korrespodanse..